Kalau ada yang tidak beres

Sebagian besar kendala punya sebab yang sederhana. Mulai dari gejalanya.

Eline tidak menjawab pelanggan sama sekali

Periksa kartu percakapannya di grup:

• 🔵 Owner memegang: Anda (atau tim) pernah membalas pelanggan itu langsung, jadi Eline sengaja diam. Tekan Resume AI.
• 🟠 Menunggu owner: Eline sengaja berhenti karena butuh keputusan Anda. Balas dari kartu itu, atau tekan Resume AI bila sudah beres.
• ✅ Selesai: percakapan ditutup. Akan terbuka sendiri saat pelanggan menulis lagi.
• Kartunya tidak ketemu lagi: tidak apa-apa, minta saja dengan kalimat: "percakapan 628xxxx tolong kamu ambil alih lagi".
• Tidak ada kartu sama sekali: pesannya belum masuk. Hubungi tim yang mengelola Eline; kemungkinan sambungan WhatsApp perlu diperiksa.

Eline tidak menanggapi perintah saya di grup

Sebutkan namanya di awal, atau balas (reply) pesannya.

Eline, buatkan ringkasan chat pelanggan hari ini

Eline sengaja membiarkan pesan tanpa sapaan, supaya obrolan antar anggota tim di grup tidak ikut ia jawab.

Jawabannya terlalu umum atau terasa mengarang

Itu tanda pengetahuannya kurang. Tambahkan informasinya:

Eline, simpan buat pelanggan: ongkir Jakarta Rp20.000, luar Jawa mulai Rp35.000

Berlaku sejak percakapan pelanggan berikutnya.

Eline menanyakan hal yang sudah pernah saya beritahu

Biasanya informasi itu Anda sebut di grup tetapi tidak pernah Eline simpan. Minta ia menyimpannya dengan kata "simpan" atau "ingat", lalu sebutkan untuk siapa: catatan pribadi Anda, atau pengetahuan untuk pelanggan. Lihat Ingatan dan knowledge.

Balasannya lama sekali

Balasan sederhana biasanya belasan detik. Pekerjaan seperti menyusun penawaran, membuat PDF, atau meneliti bisa beberapa menit, kadang lebih lama.

Yang bisa Anda lakukan: tunggu satu-dua menit sebelum mengirim ulang. Mengirim perintah yang sama berkali-kali tidak mempercepat; Eline menggabungkan pesan berdekatan menjadi satu perintah.

Kalau lewat lima menit tanpa jawaban sama sekali, tanyakan:

lagi ngerjain apa?

Muncul pesan "belum dapat menyelesaikan tugas ini"

Artinya pekerjaannya batal dan tidak ada yang terkirim diam-diam. Tanyakan sebabnya:

kenapa?

Eline menyebutkan kesalahan yang tercatat. Sebagian bisa Anda perbaiki sendiri (informasi kurang, berkas terlalu besar); sisanya perlu tim yang mengelola Eline, dan referensi EL-… pada pesan itu yang mereka butuhkan.

Dokumen terkirim tanpa penjelasan

Eline mengirim setiap berkas dengan pesan pengantar. Kalau yang sampai hanya berkas telanjang, minta susulan:

Eline, kirim pesan ke pelanggan itu menjelaskan isi dokumen yang tadi

Eline menjawab pertanyaan status tanpa data

Bila jawabannya terasa umum tanpa nama atau angka, tanyakan ulang dengan menyebut kata "pelanggan":

percakapan pelanggan mana yang menunggu saya?

Kata "pelanggan" itu yang mengarahkan Eline membaca catatan sistem.

Yang sebaiknya diserahkan ke tim pengelola

• Pesan pelanggan tidak masuk sama sekali
• Kegagalan yang berulang dengan referensi EL-… yang sama
• Perubahan mode layanan, penambahan anggota tim, atau sambungan baru

Sertakan referensi EL-… dan perkiraan jamnya. Dengan dua hal itu mereka bisa menelusuri kejadiannya sampai ke sebabnya.