Dokumen dan template

Setiap bisnis punya bentuk dokumennya sendiri. Eline tidak memaksakan format bawaan: Anda mendiktekan bentuknya sekali lewat percakapan biasa, lalu setiap dokumen berikutnya mengikuti bentuk itu.

Membuat template

Cukup jelaskan isinya dalam satu pesan.

Eline, aku mau bikin template penawaran resmi. Isinya: judul Penawaran
[Nama Bisnis], ada nama pelanggan, tanggal, rincian layanan, total harga,
masa berlaku 14 hari, pembayaran DP 50% pelunasan saat serah terima,
revisi 2 kali. Simpan sebagai template ya.

Eline menyusunnya, menandai bagian yang berubah tiap dokumen sebagai isian, lalu menyimpannya. Ketentuan yang tetap seperti masa berlaku, termin pembayaran, dan jumlah revisi ia simpan sebagai teks baku supaya bunyinya identik setiap kali.

Melihat dan mengubah

template dokumen apa saja yang sudah tersimpan?

Eline, ubah template penawaran: masa berlakunya jadi 30 hari

Eline, hapus template kontrak-lama

Eline menyimpan cadangan setiap kali menghapus, jadi Anda bisa membatalkannya.

Memakainya

Eline, buatkan penawaran untuk Juju paket Growth, lalu kirim PDF-nya

Eline mengisi template dengan data dari percakapan dan catatan pelanggan. Bila ada yang belum ia ketahui, ia menanyakan semuanya dalam satu pesan, lalu menawarkan menyimpan jawaban Anda agar tidak menanyakannya lagi.

Aturan yang menjaga Anda

Eline tidak pernah menyebutkan harga, masa berlaku, termin pembayaran, atau cakupan yang tidak ada di template, di pengetahuan bisnis Anda, atau di kalimat Anda sendiri pada percakapan itu.

Syarat komersial yang dikarang bisa mengikat bisnis Anda pada tawaran yang tidak pernah Anda buat. Eline memilih bertanya.

Yang dikirim ke pelanggan

Eline tidak pernah mengirim berkas telanjang. Ia menuliskan pesan pengantar yang menyapa pelanggan dengan namanya, mengaitkan dengan yang baru dibicarakan, menyebut isi berkasnya, dan menutup dengan langkah berikutnya.

Eline mencatat setiap dokumen yang ia kirim, jadi Anda bisa memintanya mengirim ulang kapan saja.