Kartu kendali

Setiap percakapan pelanggan punya satu kartu di grup Telegram Anda. Kartu itu menunjukkan keadaan sekarang, dan tombolnya mengubah keadaan itu.

Eline memperbarui kartu di tempatnya, jadi kartu tidak menumpuk. Satu pelanggan, satu kartu.

🟠 Menunggu owner

👤 Juju

📱 +62851xxxxxxx

💬 Pesan terakhir

> saya mau complain

🧭 Cara menanggapi

↩️ Balas pesan ini = terkirim ke pelanggan

🗣️ Awali dengan "Eline …" = perintah untuk Eline

Satu baris memuat satu fakta, dan emoji di depannya adalah labelnya. Nama yang tampil tebal berasal dari data pelanggan Anda, nama yang ia sebut sendiri atau yang Anda simpan. Kalau Eline hanya punya nama profil WhatsApp, nama itu tetap tampil, dengan baris "✍️ nama yang tertera di profil WhatsApp" di bawahnya, karena siapa pun bisa menulis apa saja di profilnya sendiri.

Empat keadaan

🟠 muncul sendiri ketika Eline membutuhkan keputusan manusia: komplain, permintaan pengembalian dana, verifikasi stok/invoice, pelanggan yang minta bicara dengan orang, atau setelah dua kali gagal menjawab. Status ini meminta approval/instruksi; Eline tetap mengelola percakapan berikutnya.

🔵 muncul otomatis begitu Anda membalas pelanggan dari HP Anda sendiri. Status yang sama muncul jika Anda memilih Ambil alih di Telegram. Eline langsung diam di percakapan itu supaya pelanggan tidak mendengar dua suara.

Tombol

Tombol tidak mengirim apa pun kepada pelanggan. Ia mengubah siapa yang menjawab. Pelanggan tidak melihat tombol itu ada.

Personal untuk keluarga, teman, dan kontak yang bukan pelanggan. Eline berhenti menjawab nomor itu, dan saat Anda meminta daftar percakapan, ia menyebut status personalnya supaya Anda tahu kenapa nomor itu sepi. Pilihan ini hanya tampil pada WhatsApp; sesi website anonim tidak diperlakukan sebagai kontak pribadi.

Menutup percakapan pun tidak mengunci apa pun. Pesan berikutnya dari pelanggan membukanya lagi, dan membalas kartu ✅ Selesai membuka percakapan itu kembali sambil mengirim balasan Anda.

Menekan tombol dua kali aman. Penekanan kedua tidak melakukan apa-apa.

Kartu pengingat

Percakapan yang masih menunggu Anda diingatkan lagi lewat kartu pengingat. Bentuk dan tombolnya sama dengan kartu percakapan, dan membalasnya berlaku sama juga. Balasan Anda terkirim ke pelanggan yang tertera di kartu itu, bukan hilang ke ruang kosong.

Kartu 🟠 pertama kali diingatkan setelah 30 menit dan berikutnya setiap dua jam. Kartu 🔵 pertama kali diingatkan setelah dua jam dan berikutnya setiap enam jam. Pengingat hanya dikirim pada jam operasional bisnis Anda. Balasan, keputusan, penutupan, atau perubahan status menghentikan pengingat lama.

Kalau kartunya sudah tidak ketemu

Kartu bisa tenggelam di grup yang ramai, dan tombolnya hilang setelah dipakai. Anda tetap bisa meminta hal yang sama dengan kalimat biasa.

• "percakapan 628xxxx tolong kamu ambil alih lagi" → Eline melayani lagi
• "percakapan Juju biar saya yang pegang" → Anda yang memegang
• "percakapan Lola sudah selesai, tutup saja" → percakapan ditutup

Kalau Anda lupa nomornya, tanya dulu "percakapan pelanggan mana yang menunggu saya?", lalu sebutkan yang mana.

Eline mengubah keadaannya, membacanya kembali dari catatan, lalu melaporkan apa yang ia baca. Anda menerima keadaan yang tercatat, bukan janji.

Dua cara membalas kartu

Anda menjawab pelanggan dengan membalas kartunya. Bentuk balasan Anda menentukan siapa yang menerimanya.

Balasan biasa sampai ke pelanggan apa adanya.

Baik kak, besok kami proses ya.

Setelah tanda terima pengiriman diterima, balasan satu kali ini mengembalikan percakapan ke 🟢 Eline melayani, termasuk bila Anda membalas dari kartu 🔵. Jika Anda ingin terus menangani beberapa pesan berikutnya, gunakan Ambil alih atau balas langsung dari WhatsApp.

Diawali "Eline …" menjadi perintah untuk Eline, yang ia kerjakan dengan wewenang Anda. Pelanggan tidak menerimanya.

Eline buatkan penawaran paket Growth lalu kirim PDF-nya

Eline mengenali sapaan namanya dalam berbagai bentuk, termasuk salah ketik dan hasil transkripsi suara.

Kalau pengiriman gagal

Kalau pesan ke pelanggan gagal terkirim, Eline mengirim peringatan ke grup berisi alasannya, lalu berhenti di percakapan itu supaya tidak berbicara ke ruang kosong. Perbaiki kendalanya, lalu tekan Resume AI pada peringatan itu.

Kartu tidak muncul?

Kartu hanya dibuat untuk percakapan pelanggan. Obrolan di dalam grup Telegram adalah ruang kerja Anda, bukan percakapan pelanggan, jadi tidak berkartu.